Як перейти з Excel на CRM і нічого не втратити

Ознаки, що таблиця вже заважає

• Щоб знайти ремонт, ви гортаєте або шукаєте Ctrl+F по кількох аркушах.
• Не видно одним поглядом, що зараз у роботі, а що чекає запчастин.
• Двоє не можуть працювати з файлом одночасно — або можуть, але потім рахують, чиї зміни загубились.
• Квитанції та акти пишуться окремо, вручну переносячи дані з таблиці.
• Щоб порахувати виручку за місяць, треба будувати формули або зведені таблиці.

Крок 1. Наведіть лад у файлі

Імпорт любить прості таблиці. Перед перенесенням:

• Одна таблиця — один тип даних: окремо клієнти, окремо ремонти, окремо склад.
• Один рядок — один запис. Об’єднані клітинки розʼєднайте.
• У першому рядку — назви колонок: «Ім’я», «Телефон», «Модель», «Ціна», «Дата».
• Телефони в одному форматі, ціни — числами, а не «800 грн».
• Збережіть копію оригіналу. Імпорт його не змінює, але копія не завадить.

Крок 2. Спочатку клієнти, потім ремонти

Ремонти прив’язані до клієнтів, тому клієнтів переносять першими. Найкращий ключ для зв’язку — телефон: імена пишуть по-різному («Олег», «Олег П.», «Петренко»), а телефон один.

Перевірте дублікати: якщо в таблиці той самий клієнт записаний двічі з одним номером, у CRM має з’явитись одна картка, а не дві.

Крок 3. Збережіть дати

Старі ремонти мають зберегти свої справжні дати. Інакше вся історія «станеться» в день імпорту, і статистика за минулі місяці буде порожньою, а за поточний — фантастичною.

Крок 4. Перевірте на кількох записах

Відкрийте 5–10 перенесених клієнтів і ремонтів і порівняйте з таблицею: чи на місці телефони, суми, дати, статуси. Простіше виправити зіставлення колонок зараз, ніж потім редагувати сотні записів.

Крок 5. День переходу

1. Оберіть спокійний день і домовтеся: з цього дня нові ремонти — тільки в CRM.
2. Таблицю залиште відкритою лише для читання, на випадок «а що там було торік».
3. Покажіть команді три дії: прийняти ремонт, змінити статус, надрукувати квитанцію. Решта прийде сама.
4. Перший тиждень переглядайте, чи всі ремонти потрапляють у систему.

Як це виглядає в Lytware

В Lytware імпорт приймає файли Excel і CSV. Колонки зіставляються вручну, а знайомі назви з вивантажень RemOnline (Roapp), KeyCRM і Gincore система розпізнає сама. Клієнти, що вже є в базі з тим самим телефоном, не дублюються, а оригінальні дати замовлень зберігаються. Переносити можна клієнтів, замовлення, склад і працівників.

Клієнтів, ремонти й склад у будь-який момент можна вивантажити назад у CSV — дані залишаються вашими.

Про це в Lytware

Інші статті