Програма для сервісного центру: що вона має робити щодня

Ранок: що сьогодні в роботі

Перше, що відкриває адміністратор, — список ремонтів у роботі. Програма має показувати його одним екраном: номер, пристрій, клієнт, майстер і статус, з фільтром за статусом і пошуком за прізвищем, телефоном, моделлю чи IMEI. Якщо для цього треба гортати зошит або шукати в Excel, програма не робить своєї роботи.

Прийом техніки: дві хвилини замість п’яти

• Клієнт, що вже був, знаходиться за номером телефону — дані не вводяться вдруге.
• Пристрій, IMEI або серійний номер, комплектація і несправність зі слів клієнта.
• Попередня вартість і завдаток.
• Друк приймальної квитанції з номером замовлення одразу після збереження.

Квитанція — це захист і для клієнта, і для сервісу: у ній зафіксовано, в якому стані прийняли пристрій і скільки клієнт уже заплатив.

Протягом дня: статуси замість дзвінків

Найбільше часу в сервісі з’їдають дзвінки «ну що там з моїм телефоном?». Програма має давати клієнту самому подивитися статус: наприклад, за QR-кодом із квитанції або через повідомлення в Telegram, коли майстер змінює статус. Тоді адміністратор не відривається від прийому, а майстер — від паяльника.

Запчастини: знати, що закінчується, до того як закінчилось

Склад у програмі для сервісу — це не бухгалтерія, а відповідь на два питання: чи є деталь і скільки вона коштувала. Залишки, собівартість, ціна продажу і мінімальний запас дозволяють побачити список того, що пора дозамовити, ще до того, як ремонт стане.

Видача: документи без ручного заповнення

• Акт виконаних робіт.
• Гарантійний талон зі строком гарантії, порахованим від дня видачі.
• Рахунок для клієнтів-організацій.

Усі документи мають братися з даних замовлення і містити реквізити вашого сервісу. Якщо їх доводиться заповнювати від руки, на це йде час і з’являються помилки.

Гроші: хто заплатив, а хто винен

По кожному ремонту програма має показувати вартість, завдаток, оплати і залишок до сплати. А в кінці дня — скільки грошей прийшло в касу і хто з клієнтів ще винен. Без цього борги помічають, коли клієнт уже забрав пристрій.

Майстри: хто чим зайнятий

Коли в сервісі кілька майстрів, програма має показувати навантаження кожного: скільки ремонтів зараз на ньому, скільки виконано і яку виручку він приніс. Так нові пристрої розподіляються рівномірно, а розмова про результати спирається на цифри.

Що ще перевірити перед вибором

• Чи можна перенести базу з Excel або іншої програми.
• Чи працює програма з телефону без встановлення.
• Чи можна перейменувати статуси й додати свої поля без розробника.
• Чи можна почати безкоштовно і подивитися демо до реєстрації.

Як це влаштовано в Lytware

Lytware — програма для сервісного центру, створена в реальній майстерні з ремонту телефонів. Пошук працює за клієнтом, брендом, моделлю, несправністю, номером замовлення і IMEI. На квитанції друкується QR-код зі статусом ремонту, а при зміні статусу клієнт може отримати повідомлення в Telegram. Склад показує залишки й мінімальний запас, у кожного замовлення є оплати, а каса показує гроші за день.

Квитанція, акт, гарантійний талон і рахунок формуються з даних замовлення. Lytware працює в браузері комп’ютера і смартфона, а базу можна перенести з Excel, RemOnline (Roapp), KeyCRM чи Gincore. Тариф Старт безкоштовний, а перші 14 днів доступно все, що є в Pro.

Про це в Lytware

Інші статті